Staalduinen Logistics ist spezialisiert auf die Lagerung, den Transport und die Logistik von Flüssigkeiten wie Schmierstoffen, Flüssigdüngern und AdBlue. Als Nischenanbieter versorgt das Unternehmen Kunden in Westeuropa über ein umfangreiches intermodales Netzwerk mit mehr als 80 Tanklastwagen. Die Produkte werden chargenweise an Autowerkstätten, Tankstellen, Gemüsebauern und Seeschiffen entladen.

Die Tatsache, dass ein Unternehmen seit über 100 Jahren erfolgreich tätig ist, deutet darauf hin, dass es etwas richtig gemacht hat. Staalduinen verbessert kontinuierlich Prozesse und kümmert sich um Kunden, indem es die bestmögliche Lösung für ihre logistischen Probleme bietet – Tag für Tag. Dies umfasst auch ausgezeichnete IT-Lösungen. Von Großkunden erhält das Transportunternehmen die Aufträge automatisch über EDI-Schnittstellen. Bis vor Kurzem wurden Aufträge von mittleren Unternehmen per E-Mail empfangen und manuell erfasst. Dies führte zu erheblichen Zeitverlusten und manuellen Aufwänden.

Angespannter Arbeitsmarkt

Natascha ist Geschäftsentwicklungskoordinatorin und berichtet von den ursprünglichen Herausforderungen von Staalduinen: „Wir haben festgestellt, dass die Mitarbeitende nicht gerne Bestellinformationen manuell eingeben. Darüber hinaus sind diese Aktivitäten fehleranfällig. In dem aktuell angespannten Arbeitsmarkt sucht ein Unternehmen nach Lösungen, die diese manuelle Arbeit eliminieren können. Insbesondere in Spitzenzeiten verzögert sich die Auftragserfassung. Die Einrichtung von EDI-Verbindungen mit Kunden ist nicht immer einfach und kostet Zeit sowie Geld. Mit den Plug-and-Play-Tool konnten wir schnell loslegen.“

Einzigartige Lösung auf dem Markt

Der Automatic Order Entry ist auf dem Markt bekannt und wurde bereits bei über 40 Logistikunternehmen implementiert. Täglich werden mit dieser Lösung zehntausende Aufträge automatisch verarbeitet. Mithilfe von standardisierten Integrationen können Bestellungen schnell in Auftragsdaten für das Transport Management System umgewandelt werden. Der Implementierungsprozess beginnt immer mit dem korrekten Lesen der übermittelten Aufträge. Jeder Kundenauftrag hat seine eigenen Besonderheiten, wie beispielsweise die einzigartige Struktur eines PDF-Dokuments.

Schnelle Ergebnisse erzielen

„Das Schöne am Automatic Order Entry ist, dass es innerhalb weniger Wochen implementiert werden kann. Wenn Sie schnell Ergebnisse erzielen wollen, ist diese Lösung genau die Richtige. Die Umwandlung von PDF-Dateien in einen digitalen Auftragsdatensatz ist eine einzigartige und einfach einzurichtende Lösung. Rail-Flow richtete 10 Kundenvorlagen ein und bringt dem Team bei, wie es funktioniert. Wenn Fragen auftauchen oder Änderungen vorgenommen werden müssen, reagiert das Team immer schnell. Sobald die korrekten Auftragsinformationen automatisch in das richtige Feld in unserem TMS eingetragen werden, läuft die Auftragserfassung wie am Schnürchen. Verzögerungen in der Auftragserfassung gehören jetzt wirklich der Vergangenheit an. Das gibt der Abteilung so viel Ruhe und Vertrauen“, erklärt Natascha begeistert.

Schnellere Auftragserfassung

Staalduinen ist jetzt seit über 18 Monaten live. Die Bearbeitungszeit für Aufträge ist von 2 Stunden auf eine halbe Stunde pro Tag gesunken. Natascha erklärt: „Das ist einfach ein riesiger Gewinn für uns. Mit der Lösung sparen wir bereits einen Arbeitstag pro Woche. Besonders in Spitzenzeiten ist es großartig, dass das System die manuelle Arbeit übernimmt. Selbst wenn die verantwortliche Person im Urlaub ist, läuft alles weiter. Es bietet uns Kontinuität. Man sieht, dass die Mitarbeitende, welche anfangs skeptisch waren, die Lösung jetzt vollständig akzeptieren. Sie haben mehr Zeit, die Planung zu optimieren, was wiederum die Kunden glücklich macht. Wir wandeln jetzt 95% unserer Aufträge automatisch um und wir gehen davon aus, dass sich dieser Wert auf fast 99% erhöhen wird.“