H.Z. Logistics transportiert täglich große Mengen durch Europa und hat sich auf den temperaturgeregelten Transport von Gemüse, Obst, Blumen und Pflanzen spezialisiert. Mit einem breiten Angebot an Logistikdienstleistungen wie internationalem und intermodalem Sammelguttransport, Distribution, Schiffsversorgung und Lagerung übernimmt der Logistikdienstleister alle logistischen Belangen. Neben der Hauptzentrale in De Lier betreibt H.Z. Logistics drei ausländische Niederlassungen in Großbritannien, Polen und Rumänien.

Ein effizienterer Auftragseingabeprozess

Kunden reichen ihre Aufträge in verschiedenen Formaten ein, darunter PDFs, Word-Dokumente und Bilder. Zur weiteren Verarbeitung müssen diese Informationen in ein TMS übertragen werden. Der Logistikdienstleister hatte bereits 80% aller eingehenden Aufträge durch EDI-Verbindungen automatisiert. Die Anforderungen bei H.Z. Logistics waren hoch: Das Ziel war es, nahezu alle Aufträge automatisch zu verarbeiten und zu erfassen. Über ein bekannten Spediteur, welches dasselbe TMS-System verwendet, wurden sie auf den Automatic Order Entry aufmerksam. Dieser Spediteur war mit der schnellen Implementierung der Lösung zufrieden. Daraufhin setzte sich H.Z. Logistics mit unserem Partner in den Niederlanden in Verbindung.

Die Ausgangsituation: Zu viel manuelle Arbeit

Audrey Zuiderwijk ist zusammen mit ihrem Bruder Eigentümer von H.Z. Logistics. Gemeinsam leiten sie das Transportgeschäft. Sie berichtet von dem Wunsch, auch die letzten 20% der eingehenden Aufträge zu automatisieren: „Das Team für die Auftragserfassung war immer noch zu sehr mit manueller Arbeit beschäftigt. Einige Kunden wollten keine EDI-Verbindung. Angesichts der enormen Menge an Bestellungen, die jeden Tag eingehen, suchten wir nach einer bewährten Lösung. Zunächst haben wir uns andere Tools angesehen, aber die funktionierten nicht. Nach dem Gespräch mit Simply Deliver war ich von dem Automatic Order Entry sofort überzeugt. Vor allem, weil Sie diese Lösung ohne Hilfe von Kunden einrichten können. Außerdem, wenn es bei unseren Branchenkollegen funktioniert, funktioniert es auch bei uns.“

Durch Standardisierung zum Ziel

Wir sind mit vielen TMS-Systemen vertraut und haben bereits häufig eine Standard-API mit Transpas aufgebaut. Auch dieses Mal verlief die Implementierung reibungslos, die ersten Aufträge liefen schnell durch das System. Zunächst begann H.Z. Logistics damit, Kunden einzurichten, die große Mengen an Aufträgen pro Tag einreichen. Danach wurden die komplexen Aufträge angegangen. In der Obst- und Gemüsebranche nutzen viele Verlader dasselbe System. Das hat den großen Vorteil, dass Vorlagen übernommen und Änderungen schnell vorgenommen werden können. Mit einer solchen Vorlage können Aufträge, die per E-Mail eingehen, direkt in Ihr System umgewandelt und eingelesen werden.

Grenzüberschreitende Lösung

„Trotz der unterschiedlichen Sprachen in Rumänien und Polen funktioniert das Modul für die automatische Auftragserfassung auch dort einwandfrei. Polen war von Anfang an in die Implementierung eingebunden und Rumänien ist wenig später dazugekommen. Mit dieser Logistiksoftwarelösung verändert sich die Arbeitsweise erheblich. Die Mitarbeiter in der Auftragserfassung erhalten eine Kontrollfunktion. Besonders bei Kunden, die viele Änderungen vornehmen, ist es gut, wenn unsere Kollegen ein Auge darauf haben. Bisher funktioniert das System einwandfrei und wir automatisieren schrittweise die letzten 20%.“, berichtet die Unternehmerin begeistert.

Weniger Stress und kein Rückstand mehr

Frau Zuiderwijk wollte die Stoßzeiten in der Abteilung für die Auftragserfassung reduzieren: „In unserer Branche muss mit Spitzenzeiten umgegangen werden. Sonst fliegen einem die Aufträge wirklich um die Ohren. Das bringt natürlich einige Spannungen mit sich. Wir wollten wirklich diesen Rückstand loswerden, der für eine optimale Planung verheerend ist. Darüber hinaus bringen die vielen Änderungen innerhalb der Kundenaufträge auch viel Arbeit mit sich. Jetzt, wo mehr automatisch verläuft, ist der Arbeitsdruck auf die Abteilung enorm gesunken. Vor allem in Zeiten des Urlaubs oder der Abwesenheit bestimmter Personen bringt dies eine enorme Beruhigung. Ich bin überzeugt, dass wir mit dem Automatic Order Entry einen großen Schritt in Richtung 100% automatisierter Auftragseingabe machen können. Das Besondere daran ist, dass wir dabei nicht von unseren Kunden abhängig sind, sondern einfach eine Lösung haben, die sich nahtlos in die Art und Weise einfügt, wie die Kunden Aufträge erteilen. Das nenne ich Flexibilität.”