Purchase & Tender Management
Eine Anfrage. Der gesamte Markt.
Dow Europe hat seine gesamte europäische Bahnausschreibung über das Purchase & Tender Management von Rail-Flow abgewickelt. Mehr als 170 Relationen, Einzelwagenladung und Ganzzug, von der Anfrage bis zur Vergabe in einem einzigen Kanal. Das Ergebnis: deutlich niedrigere Logistikkosten, neue potenzielle Anbieter und erheblich weniger manuelle Arbeit.
Dow Europe transportiert Chemikalien auf der Schiene quer durch Europa. Bis 2026 liefen die Bahnausschreibungen über E-Mail und Excel. Anfragen gingen an die Anbieter, die das Team bereits kannte. Angebote kamen in unterschiedlichen Formaten, in verschiedenen Postfächern und zu verschiedenen Zeitpunkten zurück. Jeder Vergleich musste von Hand neu aufgebaut werden.
2026 führte das europäische Bahnbeschaffungsteam von Dow seine Ausschreibung über Rail-Flow Purchase & Tender Management (PTM) durch. Zwei Anfragen gingen raus: eine für Einzelwagenladung, eine für Ganzzug. Zusammen deckten sie mehr als 170 Relationen von Dows europäischen Produktionsstandorten – überwiegend in Deutschland und den Benelux-Ländern – in elf Länder ab.
Diesmal ging die Anfrage nicht an eine Vorauswahl, sondern an den Markt: 160 Bahnanbieter erhielten die Anfrage – mehr als Dow je zuvor in einer Ausschreibung erreicht hatte.
Daraus ergaben sich drei Dinge. Mit 28 konkreten Angeboten auf dem Tisch (1) lernte Dow die Bahntransportanbieter im Markt kennen und knüpfte neue Kontakte, (2) hatte Dow ein echtes Wettbewerbsfeld mit sehr wirtschaftlichen Angeboten und niedrigeren Logistikkosten, und (3) war die Ausschreibung selbst deutlich weniger aufwendig, weil Anfrage, Angebote, Verhandlungsrunde und Vergabe an einem Ort zusammenliefen.
Highlights dieses Erfolgs:
- Niedrigere Logistikkosten: ein Wettbewerbsfeld statt einer Vorauswahl
- Weniger Aufwand: keine Angebote mehr in Vergleichstabellen übertragen, keine Anhänge hinterherjagen, keine Versionskonflikte
- Der gesamte Markt in einer Anfrage: keine Kontaktliste erforderlich
- 28 konkrete Angebote zur Auswahl, mehrere davon sehr wirtschaftlich, alle in einer Ansicht vergleichbar
- Anfrage, Angebote, Verhandlungsrunde und Vergabe: der komplette Ausschreibungszyklus auf der Plattform
- Die nächste Ausschreibung soll erneut über Rail-Flow laufen
“Diesmal haben wir den gesamten Markt erreicht, nicht nur die Anbieter, die wir schon kannten. Und das Team von Rail-Flow kennt die Schiene – wir haben uns von der ersten Anfrage bis zur Vergabe gut betreut gefühlt.”
Herausforderung
E-Mail und Excel. Anfragen erreichten nur die Anbieter, die das Team ohnehin kannte.Ein größerer Kreis hätte Kontakte vorausgesetzt, über die Dow schlicht nicht verfügte.Jedes Angebot in einem eigenen Format. Für den Vergleich mussten die Zahlen von Hand neu aufbereitet werden.Rückfragen in getrennten E-Mail-Threads. Zwei Kolleginnen und Kollegen, zwei Versionen desselben Angebots.
Lösung
Eine Anfrage erreicht den gesamten Anbietermarkt auf der Plattform. Ohne eigene Kontaktliste.Über 300 Eisenbahnverkehrsunternehmen und Speditionen sind bereits gelistet – darunter Unternehmen, mit denen Dow nie zuvor gesprochen hatte.Strukturierte Angebotsblätter. Jedes Angebot kommt vergleichbar an, es gibt nichts nachzubauen.Anfrage, Angebote, Verhandlung und Vergabe in einem Kanal. Ein Status für das gesamte Team.
Der Ausschreibungsprozess auf PTM
Ein Prozess, vier Schritte, alles auf der Plattform.
1. Anfrage erstellen. Dow lieferte die Relationsdaten sowie die operativen und kaufmännischen Anforderungen. Rail-Flow spielte die Relationen in die Plattform ein, bereitete die Daten auf und führte gemeinsam mit Dow eine Validierungssitzung durch, bevor etwas veröffentlicht wurde.
2. Angebote erstellen. Die Anbieter unterzeichneten die Geheimhaltungsvereinbarung auf der Plattform und boten über ein strukturiertes Angebotsblatt – direkt auf der Plattform oder per Excel-Upload. Für alle dieselben Felder, sodass jedes Angebot vergleichbar einging.
3. Feedback und Verhandlungsrunde. Dow gab den Anbietern Rückmeldung zu ihren Erstangeboten und eröffnete eine Verhandlungsrunde. Die Anbieter überarbeiteten ihre Preise und aktualisierten sie bei Bedarf im selben Angebotsblatt.
4. Vergabe. Dow verglich alle finalen Angebote nebeneinander – Preis, Laufzeit, Zugparameter – und vergab direkt auf der Plattform.
Begleitet von Menschen, die die Schiene kennen
Dows Ausschreibung war umfangreich: mehr als 170 Relationen, zwei Ausschreibungsarten, elf Zielländer, zwei Runden. Das Customer-Success-Team von Rail-Flow verstand sie als gemeinsames Projekt, nicht als Übergabe.
Die Ausschreibung wurde zusammen mit Dow aufgebaut. Wöchentliche Abstimmungen während der Projektlaufzeit. Vorlagen für die Angebotsblätter wurden auf Deutsch und Englisch vorbereitet. Die Anbieterseite wurde vor dem Start der Anfrage gebrieft und bei Rückfragen durchgehend unterstützt.
Dow hat die Bahnexpertise dahinter geschätzt.
Ergebnisse
Dow hat mit dieser Ausschreibung mehr Bahnanbieter erreicht als je zuvor. Bekannte und neue Anbieter reichten Angebote ein – darunter mehrere Unternehmen, mit denen das Bahnbeschaffungsteam von Dow zuvor nie in Kontakt stand.
Genau daher kommt die Ersparnis. Ein breiteres Feld bedeutet echten Wettbewerb bei Preis und Laufzeit, und zwar über das gesamte Relationsportfolio hinweg. Dow nutzte die Verhandlungsrunde, um die Preise der ersten Runde im selben Angebotsblatt zu verbessern, und hat seine europäischen Bahnlogistikkosten damit deutlich optimiert.
Der zweite Gewinn liegt beim Arbeitsaufwand. Eine Ausschreibung dieser Größenordnung bedeutete früher wochenlange Handarbeit: Anhänge hinterherjagen, Formate umwandeln, eine Vergleichstabelle aufbauen, dieselbe Frage in getrennten E-Mail-Threads beantworten. Auf der Plattform gehen alle Angebote in einer einheitlichen Struktur ein – es gibt keine Vergleichstabelle mehr zu bauen. Die Verhandlungsrunde läuft im selben Angebotsblatt, nichts muss erneut versendet werden. Das gesamte Ausschreibungsteam sieht einen einheitlichen Status, niemand arbeitet mit einer veralteten Version. Und der finale Vergleich lässt sich direkt in den internen Freigabeprozess von Dow exportieren.
Niedrigere Kosten und weniger Aufwand zugleich. Diese Kombination ist der Grund, warum Dow die nächste Bahnausschreibung wieder über Rail-Flow durchführen will.
„Ein Verlader sollte nicht jeden Betreiber in Europa kennen müssen, um einen fairen Preis zu bekommen. Der Markt sollte zur Anfrage kommen."
Dominik Fürste, Co-Founder, Rail-Flow
