DAMAGE MANAGEMENT

Damages captured at the wagon, resolved in the office.

Damages captured digitally with photos and GCU / AVV-standard codes, or your own, and sent automatically as a report. Estimates routed directly to contract workshops with per-line-item approval. Full audit trail synced to the TMS, so operations and finance see the same status in real time. No email back-and-forth. No wagons sitting idle while paperwork catches up.

KEY FEATURES

From photo at the wagon to invoice in the TMS.

One workflow covers the damage from the moment it is spotted at the wagon to the moment the workshop invoice clears against the audit trail, so the wagon, the keeper, the operator, and finance all see the same status at the same time.

CAPTURE

Caught at the wagon. Coded at the source.

Damage spotted, damage captured: on the device, at the wagon. Photos, GCU / AVV-standard codes, and your own custom codes side by side. The damage report writes itself from the inputs and goes the moment the inspector hits send.

No handwritten note, no second pass at a desktop, no paper form retyped on Monday morning. The wagon record carries the evidence from the start.

Multiple photos per damage, attached on the device at the wagon. Geotagged and timestamped on the record, not on a personal phone roll.

Standard damage codes built in for keeper-operator workflows. Apply at capture, not later on a spreadsheet at month-end.

Custom code sets sit next to the standards. Internal taxonomies, customer-specific schemes, and legacy codes mapped one-to-one.

ROUTING

Estimates routed. Approved per line.

The damage report arrives at the contract workshop already coded, photographed, and routed by your rules, no email forwarding, no follow-up phone calls. The workshop responds with an estimate; you approve, query, or decline per line item.

Auto-approval thresholds you control handle the small stuff. The cases that need a human reach a named approver with the failing line, the photo, and the code already pinned.

Contract workshop routing

Damages routed to the right workshop by wagon type, region, contract, or customer-related fleet. External partners get scoped access, no view of the rest of the fleet.

Per-line-item approval

Approve, query, or decline per line. Each decision pinned to the damage record with reason and timestamp.

Auto-approval thresholds

Configure thresholds per cost range, wagon type, or workshop. The small cases flow through; the ones that matter stop for a person.

AUDIT TRAIL

Operations and finance, same status, same time.

Damage status syncs to the TMS the moment it changes. Dispatch sees the wagon is out; finance sees what the workshop has billed; the keeper sees the audit trail in sequence. Three teams, one record, no version control problem.

Damages can promote into maintenance events where the workshop work crosses the threshold, so the planned and unplanned worlds stay on the same calendar.

Damage status flows to the planboard and the wagon list in real time. No daily extract, no end-of-shift batch.

Capture, code, route, estimate, approve, invoice, every step on one record. Ready for the keeper, the operator, and the regulator.

Damages that need a full maintenance event promote into the maintenance plan without a separate ticket. One workflow, both worlds.

SEE IT LIVE

Bring one open damage case. We’ll walk it through.

A 30-minute walkthrough on a real damage - capture, code, route, approve, sync - with a Rail-Flow fleet specialist.

Frequently asked questions.

Five questions every workshop coordinator and head of fleet ask before going fully digital on damages. Anything missing? Just ask during your demo.

Haben Sie eine Frage, die hier nicht beantwortet wird? Melden Sie sich bei uns, wir antworten innerhalb eines Werktages.

Welche Schadenscode-Standards werden unterstützt?

GCU- und AVV-Standardcodes sind für die Welt aus Haltern und Betreibern integriert. Ihre eigenen individuellen Codes stehen daneben im selben Datensatz: interne Taxonomien, kundenspezifische Schemata und eins-zu-eins zugeordnete Altcodes. Prüfer wählen aus einer konsolidierten Auswahlliste; die Berichte werden in beiden Fällen aggregiert.

Mit welchem Gerät erfassen Prüfer Schäden?

Eine browserbasierte mobile Erfassungsansicht auf dem Gerät, das der Prüfer ohnehin bei sich trägt, Smartphone oder robustes Tablet. Fotos, Codes und Beschreibung werden am Wagen erfasst und beim Senden an den Datensatz angehängt. Kein Papierformular, kein zweiter Durchgang am Desktop, keine privaten Fotoalben.

Wie werden externe Werkstätten und Vertragspartner eingebunden?

Externe Werkstätten und Vertragswerkstätten erhalten einen eingegrenzten Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Schäden, nicht auf die übrige Flotte. Sie antworten mit positionsbezogenen Kostenvoranschlägen im selben Workflow, den Sie auch intern nutzen. Weiterleitungsregeln je Wagentyp, Region, Vertrag oder kundenbezogener Flotte lassen sich in der Oberfläche konfigurieren.

Wer genehmigt was, und ab welchem Schwellenwert?

Die Schwellenwerte für die automatische Genehmigung legen Sie selbst fest: je Kostenbereich, Wagentyp, Werkstatt oder kundenbezogener Flotte. Vorgänge unterhalb des Schwellenwerts laufen durch; Vorgänge darüber werden an einen benannten Genehmiger weitergeleitet, mit bereits hinterlegter beanstandeter Position, Foto und Code. Jede Entscheidung wird mit Begründung und Zeitstempel protokolliert.

Wie ist es mit dem übrigen Fleet Management und dem TMS verbunden?

Schäden liegen auf demselben Wagendatensatz wie Stammdaten, Telematik und Wartung. Der Status wird in Echtzeit mit dem TMS-Planboard synchronisiert. Schäden, die eine vollständige Werkstattzeit erfordern, können in ein Wartungsereignis überführt werden. Starten Sie mit Damage Management eigenständig oder als Teil des vollständigen Fleet-Management-Produkts.

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