Nina Weber arbeitet an der Schnittstelle von Welten, die in den meisten Unternehmen selten zusammenkommen: Strategie und Umsetzung, das Führungsteam und die Menschen, die das Tagesgeschäft stemmen, der lange Bogen der Unternehmensziele und die unaufgeräumte Realität, Dinge tatsächlich über die Ziellinie zu bringen. Wir haben uns mit Nina zusammengesetzt, um darüber zu sprechen, was eine Chief of Staff hinter den Kulissen eigentlich tut, wie sie zwischen hundert konkurrierenden Inputs den Fokus behält, welche Prozesse sie liebt und welche sie am liebsten neu bauen würde, und welche Tools sie nicht nur durch den Tag, sondern durch jede einzelne Stunde bringen.

Nina Weber arbeitet an der Schnittstelle von Welten, die in den meisten Unternehmen selten zusammenkommen: Strategie und Umsetzung, das Führungsteam und die Menschen, die das Tagesgeschäft stemmen, der lange Bogen der Unternehmensziele und die unaufgeräumte Realität, Dinge tatsächlich über die Ziellinie zu bringen. Wir haben uns mit Nina zusammengesetzt, um darüber zu sprechen, was eine Chief of Staff hinter den Kulissen eigentlich tut, wie sie zwischen hundert konkurrierenden Inputs den Fokus behält, welche Prozesse sie liebt und welche sie am liebsten neu bauen würde, und welche Tools sie nicht nur durch den Tag, sondern durch jede einzelne Stunde bringen.

Die meisten wissen, dass du „Strategie und OKRs“ verantwortest, aber wie die Rolle im Alltag tatsächlich aussieht, bleibt für viele ein Rätsel. Kannst du uns hinter die Kulissen mitnehmen?

Ich beschreibe die Rolle gern als Brücke: zwischen Abteilungen, zwischen unterschiedlichen Meinungen, zwischen Strategie und Umsetzung. Ganz ehrlich auch als die Ansprechpartnerin für so ziemlich alles. Auf dem Papier heißt das, dass ich für die OKRs verantwortlich bin, für Investor Relations und dafür, bei internen Projekten zusätzliche Kapazität bereitzustellen, etwa bei der IT-Administrations-Umstellung, die wir gerade ausrollen.

Was man von außen nicht sieht, ist, wie viel davon schlicht aus Gesprächen besteht. Ich sammle ständig Input aus dem gesamten Unternehmen, und genau dadurch sehe ich Zusammenhänge, die aus dem Inneren eines einzelnen Teams nicht sichtbar sind. Ein großer Teil meiner Arbeit besteht darin, all diese Fäden aufzunehmen und daraus etwas zu machen, mit dem das Führungsteam tatsächlich arbeiten kann.

Was ist im Moment dein liebstes KI-Tool, und warum?

Es gibt zwei, die ich gerade am intensivsten nutze, und es ist tatsächlich die Kombination aus beiden, die ich als meine Favoriten bezeichnen würde: Fellow und Claude. Fellow übernimmt einen Großteil der Arbeit rund um Meetings, schreibt die Protokolle und erfasst die Aufgaben, die aufkommen, während alle noch reden. Bei Claude verwandle ich dieses Rohmaterial dann in echten Output. Zwischen den beiden greife ich nicht im Tages-, sondern im Stundenrhythmus zu diesen Tools.

Welchen internen Prozess magst du am meisten, und welchen würdest du am liebsten neu gestalten?

Lass mich mit dem schwierigen anfangen. Der Prozess, mit dem ich aktuell am wenigsten zufrieden bin, ist der OKR-Prozess selbst. Er funktioniert, und die Idee dahinter gefällt mir grundsätzlich. Trotzdem gibt es echtes Verbesserungspotenzial, an dem Arianna Lopez, unsere Werkstudentin im Bereich Business Administration, und ich gerade aktiv arbeiten. Vieles liegt an der Mechanik: an der Performance und den Ladezeiten der Confluence-Seiten, an der Reibung im Workflow. Es ist ein großer Prozess, und große Prozesse brauchen Pflege.

Der, den ich wirklich gern mag, ist fast das Gegenteil. Den Input für all die verschiedenen Meetings zusammenzutragen, kann zäh sein, weil ich vielen Menschen wegen vieler Dinge hinterherlaufen muss. Aber genau deshalb mag ich es. Es bringt mich mit so vielen Menschen ins Gespräch, und dabei entdecke ich am Ende Zusammenhänge, die ich sonst nicht gesehen hätte.

Was ist deine Vision, um Rail-Flow auf das nächste Level zu bringen? Wo siehst du die größten Wachstumschancen?

Das Erste, was mir in den Sinn kommt, liegt sehr nah an meiner eigenen Rolle: Prozessoptimierung. Nicht nur in der Engineering-Abteilung, sondern in allen administrativen Bereichen des Unternehmens. Ich glaube, dass KI uns hier enorm helfen kann, und das ist eine echte Chance für einen Sprung nach vorn.

Das mag ein wenig widersprüchlich klingen, denn mehr Prozesse klingt erst einmal nach mehr Konzern und nicht nach mehr Agilität. Aber ich bin überzeugt, dass genau klare, gut definierte Prozesse und Klarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist, uns Agilität ermöglichen. Und dann KI obendrauf, die nicht nur im Produkt hilft, sondern auch in unserer internen Steuerung und in den Projekten.

Bonusfrage: Wir mussten unsere Adressbücher von Nina Gattermeyer auf Nina Weber umstellen. Herzlichen Glückwunsch zur Hochzeit! Hast du es trotz dieser fordernden Wachstumsphase bei Rail-Flow geschafft, in die Flitterwochen zu fahren?

Vielen Dank! Wir haben uns entschieden, das strategisch anzugehen: Unsere Flitterwochen sind für den kommenden Winter geplant, wenn wir das deutsche Grau gegen etwas Sonne und ein richtiges Abenteuer tauschen. Wir zählen schon die Tage!